Типовое задание: Вы работаете секретарем руководителя крупного завода. В течение часа вам поступили следующие телефонные звонки.
1) в 9.30 от мастера цеха №1 о неисправности оборудования;

2) в 9.45 с охранного пункта о необходимости подготовки пропуска на Иванова В.И.;

3) в 9.50 рекламный звонок от банка «МТС» с предложением оформить карту;

4) в 9.55 из местной газеты по вопросу организации интервью с руководителем.

Заполните журнал регистрации входящих телефонных звонков. Образец представлен в Приложении. О каких из них необходимо информировать руководителя?

Условия выполнения задания

1. Место (время) выполнения задания - модель офиса

2. Максимальное время выполнения задания: 20 мин.

3. Вы можете воспользоваться: рабочим местом секретаря; компьютером (с полным пакетом программ Microsoft и OpenOffice), принтером, телефоном - коммутатором, МФУ, автоответчиком, бумагой, журналом, ручкой, карандашом, линейкой.

Методические рекомендации по выполнению задания

Начать ответ следует с заполнения журнала регистрации входящих звонков (Приложение к кейсу 1). Недостающую информацию необходимо заполнить самостоятельно. Далее после заполнения журнала опишите порядок действий секретаря по каждому звонку. Для заполнения графы «Результат» можно разработать и использовать условные обозначения (ОТ - ответить по телефону, ОП - ответить письменно, ПА - переадресовать абонента, ЗИ - запросить доп. информацию, ПБ - пригласить на беседу, ИГ – игнорировать).